Privatlivspolitik

Privatlivspolitik for
Lystrup-Elsted-Elev-Nye
www.8520.dk
01. marts 2019

Vi behandler personoplysninger og skal overholde lovgivningen og principperne for god databehandlingsskik. Derfor har vi vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller, hvordan vi behandler personoplysninger, der sikrer en lovlig og gennemsigtig behandling.

Vi behandler udelukkende personoplysninger til klare og saglige formål og ud fra foreningens legitime interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige for at opfylde de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige eller når du beder os om det.

Vi er ansvarlige for behandling af dine personoplysninger
Lystrup-Elsted-Elev-Nye Fællesråd er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med gældende lovgivning.
Du kan altid kontakte foreningens data-kontaktperson(er) for yderligere oplysninger.

Behandling af personoplysninger
Vi behandler følgende personoplysninger (kontaktpersoner for medlemsforeninger):

  • Almindelige personoplysninger: Fx kontaktoplysninger som navn, adresse, telefonnummer, mailadresse
  • Andre oplysninger: medlemforeningens navn og kontaktpersonens rolle i medlemsforeningen
  • Følsomme personoplysninger: Ingen

Her indsamler vi oplysninger fra
Normalt får vi oplysningerne fra dig.

Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger
Formålene med at behandle oplysninger er:

  • At behandle medlemsoplysninger, herunder at opkræve kontingent og udsende nyhedsbreve og andet relevant information.
  • At vi kan drive foreningens aktiviteter, herunder planlægge, gennemføre og følge op på dem
  • At opfylde lovgivning, herunder krav fra Aarhus Kommune om medlemsoplysninger
  • At administrere din relation til foreningen

Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser
I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger, sker det alene på baggrund af foreningens berettigede og legitime interesser som er:

  • At håndtere dine medlemsrettigheder (fx på repræsentantskabsmøder) i henhold til foreningens vedtægter
  • At du kan opfylde dine forpligtelser som medlem af foreningen, herunder betale kontingent mv.
  • At kunne planlægge og afholde arrangementer og aktiviteter
  • At kunne vise situationsbilleder fra konkret aktivitet eller arrangement i foreningen
  • At bevare oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende

Videregivelse af dine personoplysninger
Vi videregiver ikke oplysninger om dig til andre udenfor foreningen fx til brug for markedsføring.
Medlemmer af forretningsudvalg og stående udvalg skal give samtykke til at kontaktoplysninger m.v. bringes på hjemmesiden og ved opslag.

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger
Vi sletter oplysninger om dig straks efter at din relation til fællesrådet, er ophørt.

Dine rettigheder
Når vi behandler dine oplysninger, har du iflg. persondataforordningen en række rettigheder:

  • Du har ret til at blive oplyst om, at vibehandler oplysninger om dig, det er det vi oplyser dig om i denne privatlivspolitik (som forening har vi oplysningspligt)
  • Du har ret til at få indsigt i de oplysninger vi behandler om dig (indsigtsret)
  • Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig berigtiget (retten til berigtigelse)
  • Du har ret til at få oplysninger om dig slettet (retten til at blive glemt)
  • Du har ret til at gøre indsigelse mod, at dine oplysninger anvendes til markedsføring
  • Du har ret til at flytte dine oplysninger, dvs. At vi skal udlevere de oplysninger vi har om dig i et almindeligt anvendt format (retten til dataportabilitet)

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Du finder kontaktoplysninger bagerst her i privatlivspolitikken.

Du kan indgive klage til tilsynsmyndighederne-Datatilsynet- over behandling af dine personoplysninger.

Revision af privatlivspolitikken
Vi forbeholder os ret til at ændre foreningens privatlivspolitik.
Når vi ændrer privatlivspolitikken ændrer vi også datoen øverst i dette dokument.

Den til enhver tid gældende privatlivspolitik er tilgængelig på vores hjemmeside.

Fortegnelse over behandlingsaktiviteter i:
Lystrup-Elsted-Elev-Nye Fællesråd

Dato for seneste ajourføring af dokumentet: 01 marts 2019

1. Hvem er foreningens dataansvarlige ? Følgende dataansvarlige forretningsudvalgsmedlemmer:

Flemming Larsen, formand
Adresse: Brombærhaven 27,
8520 Lystrup
Telefonnr.: 40216040
Mail: fl.l@tdcadsl.dk

Peter Trier, kasserer
Adresse: Mosevangen 23,
8520 Lystrup
Telefonnr.: 21757147
Mail: pt@8520.dk

Chris Olsen, webmaster
Adresse: Æblevænget 27,
8520 Lystrup
Telefonnr.: 40410446
Mail: cbo0446@gmail.com

2. Hvorfor behandler I personoplysninger? Varetagelse af medlemsforhold, herunder aktiviteter, kommunikation, medlemsmøder, repræsentantskabsmøder og kontingentopkrævning.
Administration af foreningens eksterne relationer, herunder fx indberetning til kommunen eller andre aktører.
3. Hvilke personoplysninger behandler I? Almindelige personoplysninger:
Navn
Mailadresse
Telefon
Adresse
Tilhørsforhold til medlemsforening
4. Hvem behandler I oplysninger om? Vi behandler oplysninger om følgende kategorier af personer:
Kontaktpersoner fra medlemsforeningerne og medlemmer af forretningsudvalg og stående udvalg
5. Hvem videregiver I oplysningerne til? Vi videregiver almindelige personoplysninger om medlemmer, når vi har en legitim interesse eller skal overholde lovgivning
6. Hvornår sletter I personoplysninger, I har modtaget? Vi opbevarer almindelige personoplysninger på medlemmer indtil tilhørsforholdet til fællesrådet ophører.
7. Hvordan opbevarer I personoplysninger? Vi opbevarer alle personoplysninger på kassererens pc som er aflåst, og beskyttet af password, oplysningerne er endvidere sikkerhedskopieret til internetbaseret lagerhotel.
8. Hvordan lever I op til lovens krav om datasikkerhed. Hvad gør I hvis der opstår et brud eller jeres data og systemer bliver hacket? Vi kontakter Datatilsynet og evt. politiet, hvis alle eller nogle af personoplysninger bliver stjålet, hacket eller på anden måde kompromitteret.
9. Hvad kan jeres IT-system, og hvordan beskytter I de persondata, I har i jeres IT-systemer? Systemet har ikke en automatisk slettefunktion, så vi gennemgår oplysningerne manuelt.
Vi er opmærksomme på, at systemet gerne må bidrage til:
At vi ikke indsamler flere oplysninger end nødvendigt.
At vi ikke opbevarer oplysningerne længere end nødvendigt.
At vi ikke anvender oplysningerne til andre formål, end de formål, som oplysningerne oprindeligt blev indsamlet til.

Du kan se politikken i pdf-format her.